Efficientamento dei processi bancari “no core” e miglioramento delle relazioni con i clienti
14 Febbraio 2024
X1BC-FEA. La tecnologia blockchain nella firma elettronica avanzata
9 Maggio 2024
Il Desk Sharing.
Innovazione nello spazio lavorativo in un contesto di smart working e hybrid work
Negli ultimi anni stiamo assistendo ad un radicale cambiamento dell’organizzazione del lavoro e con esso anche dei modelli di gestione degli spazi e delle risorse all’interno delle aziende.
In questo scenario, alcune aziende hanno adottato forme di Smart Working totale, offrendo ai dipendenti la possibilità di svolgere le proprie mansioni interamente da remoto; altre realtà aziendali hanno optato invece per un approccio ibrido, noto come Hybrid Work, una modalità “mista” che prevede l’alternanza tra lavoro da remoto e lavoro in sede.
Queste nuove modalità lavorative, se da un lato offrono ai dipendenti la possibilità di organizzare responsabilmente le proprie attività, di scegliere i giorni in cui recarsi in ufficio e di bilanciare al meglio vita professionale e vita privata, dall’altro consentono alle aziende di poter attuare una politica di ottimizzazione delle risorse e di riprogettazione degli spazi mediante l’uso intelligente delle postazioni di lavoro che saranno a disposizione dei dipendenti in momenti diversi della giornata. Di contro l’ufficio HR è chiamato a dei compiti di logistica impegnativi e determinanti per il raggiungimento degli obiettivi attesi.
Difatti, una pratica sempre più diffusa nelle aziende che hanno scelto di adottare forme di lavoro agile è il “desk sharing”, una modalità flessibile di gestione degli spazi lavorativi che sta rivoluzionando il concetto tradizionale di ufficio.
Il desk sharing consiste nel non assegnare scrivanie fisse ai dipendenti, ma piuttosto permettere loro di condividere e utilizzare gli spazi e altre risorse disponibili in sede, in base alle proprie esigenze giornaliere, settimanali o mensili. Questo approccio offre numerosi vantaggi sia ai dipendenti che alle aziende stesse nel gestire anche il loro impatto in termini ambientali, sociali e di governance (ESG), favorendo:
- flessibilità: i dipendenti possono scegliere dove e con chi desiderano lavorare, in base alle loro esigenze specifiche di quel giorno o quella settimana. Questo non solo aumenta il senso di libertà, autonomia e responsabilità, ma favorisce anche una maggiore produttività;
- ottimizzazione delle risorse: pur mantenendo la forza lavoro, le aziende possono ottimizzare l’utilizzo delle risorse umane, consentendo ai dipendenti di lavorare in modalità flessibile e sfruttare al meglio le proprie competenze e capacità;
- riprogettazione degli spazi: con il lavoro ibrido, non è più necessario disporre di grandi uffici e le aziende possono ridurre il numero di scrivanie e gli spazi dedicati ai singoli posti di lavoro. Questo porta a una maggiore efficienza nell’uso degli spazi e a una conseguente riduzione dei costi di gestione degli immobili e delle spese operative. Potrebbe diventare al contempo una nuova fonte di entrata che l’azienda può investire in altri ambiti per i dipendenti;
- Sostenibilità: in ottica di Environmental (ESG), riducendo il numero di scrivanie fisse e al ricorso di grandi uffici, le aziende possono contribuire alla riduzione dell’impatto ambientale e risparmiare sui costi energetici e di gestione. Ciò si traduce in un approccio più sostenibile e responsabile nei confronti dell’ambiente;
- collaborazione e comunicazione: in ottica di Social (ESG), il desk sharing può promuovere la collaborazione tra dipendenti di diversi reparti o gruppi di lavoro, favorendo la comunicazione, il confronto e lo scambio di idee e opinioni. Ciò può portare a una maggiore innovazione e ad una migliore condivisione delle conoscenze all’interno dell’azienda.
C’è Posto: la soluzione innovativa e flessibile ideale per l’Hybrid Work e il desk sharing
C’è Posto è una soluzione software avanzata che risponde perfettamente alle esigenze del modello lavorativo ibrido, supportando le aziende nella gestione e organizzazione di asset, servizi e spazi, semplificandone i processi di prenotazione, assegnazione e controllo.
Le numerose implementazioni e ottimizzazioni di processo hanno notevolmente potenziato la qualità del sistema e aumentato la quantità delle funzionalità configurabili rendendo il servizio sempre più flessibile e scalabile.
L’agenda, fulcro della piattaforma, permette ad ogni azienda di configurare una serie di servizi e di renderli visibili da remoto, consentendo al singolo utente abilitato di prenotare su mappa, sia da web che da app mobile (iOS e Android), le risorse condivise messe a disposizione dall’azienda in base alle necessità personali e di gruppo:
- postazioni in desk sharing o in co-working
- sale di team working
- sale per eventi
- altre risorse aziendali, quali: armadietti, parcheggi, colonnine di ricarica, attrezzature, automezzi, biciclette, ecc.
E all’amministratore di agenda di differenziare:
- chi può prenotare
- cosa può prenotare
- quando lo può prenotare
C’è Posto consente anche la classificazione delle postazioni in diverse categorie di utilizzo:
- fissa: la postazione può essere assegnata esclusivamente all’utilizzatore, in via permanente o anche per intervalli temporali;
- flessibile: la postazione è assegnata, ma riutilizzabile al verificarsi di determinate condizioni;
- prenotabile senza vincoli: la postazione può essere prenotata da tutti gli utenti di pertinenza all’area nell’ambito della quale rientra la postazione;
- a prenotazione libera: la postazione può essere prenotata anche da utenti non abilitati all’area ed essere utilizzata, ad esempio, come postazione di appoggio in caso di prestazione lavorativa svolta presso un edificio diverso dalla sede abituale di lavoro del dipendente.
E l’impostazione di differenti policy di prenotazione, come:
- il margine minimo di preavviso per effettuare una prenotazione, in relazione alla tipologia di spazio da prenotare (postazione condivisa, spazio di co-working, sala riunioni con particolari allestimenti, spazio per conferenze/eventi);
- la durata della prenotazione o la possibilità di prenotare più spazi contemporaneamente per tipologia di risorsa prenotabile;
- il ritardo massimo consentito all’utente prima di rendere riprenotabile la postazione (no-show)
- la possibilità di rendere la postazione riprenotabile se viene lasciata (check-out) prima della fine prevista.
C’è Posto, inoltre, permette:
- la visualizzazione anche in forma grafica delle postazioni, disponibili o già prenotate, nello stabile di interesse;
- la verifica, anche in forma grafica, delle sale disponibili, recante evidenza delle caratteristiche salienti (capienza massima, presenza di allestimenti per teleconferenze e/o riunioni ibride);
- l’inserimento di una prenotazione, per giornata e per fasce orarie con calendario su base giornaliera, settimanale e mensile;
- la visualizzazione dell’elenco degli utilizzatori che hanno prenotato altre postazioni nella medesima area;
- la consultazione delle prenotazioni effettuate, visualizzabili anche in forma grafica, su base giornaliera, settimanale e mensile;
- l’annullamento di una prenotazione effettuata, con conseguente ripristino della disponibilità per altri utenti della postazione rilasciata.
Il sistema consente, a chi ha prenotato, con estrema immediatezza e intuibilità di poter gestire tramite web e/o app, il check-in e il check-out che possono avvenire in diverse modalità, a scelta degli amministratori:
- in presenza mediante l’ausilio di un addetto preposto all’accettazione;
- in autonomia mediante l’uso di dispositivi, opportunamente configurati, posti all’ingresso delle relative aree condivise che interpretando il QR Code presente all’interno dell’e-mail di conferma della prenotazione, regolano gli accessi alle strutture;
- in autonomia tramite dei link presenti nell’email di conferma e di reminder della prenotazione;
- in autonomia avvicinando lo smartphone a un tag NFC posto direttamente sulla scrivania o all’interno di una sala riunioni.
Al momento del check-out se qualcuno in azienda rilascia uno spazio o un asset prima del tempo, questo diventerà immediatamente disponibile e prenotabile da qualcun altro. Questa funzionalità consente infatti non solo a convalidare la reale occupazione dei posti prenotati, ma di rendere quelli inutilizzati subito disponibili ad altri utenti (no-show).
In ottica di Governance (ESG), C’è Posto, quale strumento di controllo e gestione, permette agli amministratori di ottenere dei report statistici sul flusso delle presenze in azienda, utili a raccogliere dati sull’utilizzo delle risorse messe a disposizione dei propri dipendenti. Queste informazioni possono essere utilizzate dai dirigenti per esaminare le dinamiche lavorative, ottimizzare ulteriormente la distribuzione degli spazi e migliorare l’esperienza complessiva dei dipendenti.
Contattaci
