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Sanità
15 Dicembre 2021
Scheduler
C’è Posto, tramite la nuova funzionalità opzionale Scheduler, consente alle aziende di pianificare l’invio massivo di avvisi agli utenti che hanno una prenotazione in agenda. Essa è rivolta principalmente agli operatori del settore bancario-finanziario, assicurativo, medico-sanitario, nonché a tutti quei settori merceologici in cui si ha la necessità di strutturare e scadenzare temporalmente il lavoro da svolgere e comunicare con gli utenti prima, durante e dopo la conclusione di una prestazione.
Il processo di schedulazione, finalizzato al raggiungimento dell’efficienza aziendale e all’ottimizzazione dei processi lavorativi e comunicativi, è dato principalmente dall’insieme delle seguenti informazioni:
- che cosa fare
- a chi farlo
- come farlo
- quando farlo
- in che sequenza farlo
La nuova funzionalità, facilmente configurabile e molto intuitiva nel suo utilizzo, consente ai titolari di agenda e ai suoi collaboratori di:
- importare una lista filtrata delle prenotazioni sia passate che future presenti in agenda, in formato CSV
- pianificare la tipologia di promemoria da inviare agli utenti
Pianificazione avvisi: Tassativi
La funzione “Tassativi” consente l’invio automatico di avvisi preventivi. Essa tiene in considerazione l’orario di fine di un appuntamento presente in agenda e il processo riguarda solo ed esclusivamente gli appuntamenti futuri, non ancora svolti. In questo caso specifico gli avvisi saranno generati da C’è Posto prima della conclusione della prenotazione stessa.
Il titolare di agenda, con l’opzione “Tassativi”, avrà a sua disposizione una finestra che gli consentirà di compilare manualmente i parametri richiesti dal sistema, nello specifico dovrà:
- inserire il nome e il servizio;
- decidere il numero di alert (fino ad un massimo di 5) da inviare ‘n’ minuti prima della conclusione della prenotazione fissata in agenda;
- decidere a chi devono essere inviati gli avvisi, tramite SMS o per e-mail (è da considerare che a tutti i destinatari di un alert si vanno ad aggiungere tutti i destinatari degli alert precedenti);
Pianificazione avvisi: Avvisi
La funzione “Avvisi” consente invece l’invio di promemoria in maniera automatica o manuale, tenendo in considerazione il giorno in cui è stata fissata una prenotazione in agenda. Tale funzione, a differenza della precedente, ignora l’orario di inizio o fine della prestazione e genera avvisi sia prima che dopo la data della prenotazione. Il titolare di agenda, anche in questo caso, avrà a sua disposizione una finestra (con una serie di parametri da configurare) che gli consentirà di:
- inserire un nome;
- selezionare, mediante un menù a tendina, il servizio presente in agenda;
- decidere i soggetti destinatari degli alert: cliente, agenda, collaboratore e desk;
- inserire l’orario di partenza degli alert;
- definire l’arco temporale delle prenotazioni presenti in agenda che il sistema dovrà prendere in considerazione;
- decidere se l’invio degli alert dovrà avvenire a prestazione “Conclusa” o “Non conclusa”;
- scegliere le modalità di invio degli alert, tra e-mail o SMS;
- definire quanti giorni prima o dopo rispetto alla data della prenotazione presente in agenda, il sistema dovrà generare gli avvisi;
- valorizzare la voce “Riepilogo” per l’invio di alert anche al titolare e collaboratori. In questo caso il sistema invierà solo e-mail e non SMS di promemoria.
Il modulo opzionale Scheduler di C’è Posto può essere attivato su una o più agende in seno ad un’attività e può essere utilizzato per tutti i servizi configurati, sia attivi che non attivi (in quest’ultimo caso non visibili agli utenti da remoto).
La sua adozione consente alle aziende di pianificare i processi di lavorazione per massimizzare l’efficienza dei propri servizi (a fronte di una riduzione dei tempi e dei costi) e di soddisfare così le molteplici esigenze dei clienti.
