C’è Posto Affluenza. La soluzione per il monitoraggio dei varchi e la gestione dei flussi
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Accesso semplificato agli impianti sportivi con "C'è Posto": il caso dei Comuni di Sant’Antioco e Calasetta
I clienti
I Comuni di Sant’Antioco e Calasetta, situati nella suggestiva isola di Sant’Antioco in Sardegna, hanno adottato il sistema di prenotazione online “C’è Posto” per rendere più semplice e immediato l’accesso alle strutture sportive comunali. Questa iniziativa si inserisce in un progetto più ampio di digitalizzazione dei servizi pubblici, mirato a migliorare l’esperienza dei cittadini e a ottimizzare la gestione delle risorse comunali. La case history dedicata ai due Comuni si distingue come un esempio di successo nell’impiego di tecnologie innovative per rafforzare il dialogo tra istituzioni e cittadini. Grazie a questo approccio, è stata migliorata sia l’organizzazione sia l’accessibilità delle strutture sportive, contribuendo a valorizzare la qualità della vita delle comunità locali.
Le loro necessità
Entrambi i Comuni gestiscono strutture sportive utilizzate sia da associazioni sportive locali che da privati cittadini. Fino a poco tempo fa, l’accesso alle strutture sportive comunali era spesso gestito manualmente tramite prenotazioni telefoniche o in loco recandosi presso gli uffici comunali. Questo approccio tradizionale comportava diversi inconvenienti, tra cui disagi per i dipendenti, difficoltà nel monitoraggio delle prenotazioni, difficoltà nella verifica immediata delle disponibilità e un’organizzazione non sempre ottimale degli spazi. Queste problematiche in alcuni casi limitavano la fruizione delle strutture e creavano disagi sia per i cittadini che per gli operatori.
Con l’obiettivo di semplificare il processo di fruizione dei beni pubblici da parte dei cittadini, di ottimizzare la gestione e migliorare la qualità dei servizi offerti, unitamente al bisogno di garantire una maggiore trasparenza negli accessi, i Comuni di Sant’Antioco e Calasetta hanno deciso di adottare la piattaforma “C’è Posto”, una soluzione digitale, moderna e intuitiva, che consente agli utenti di prenotare online l’utilizzo degli impianti sportivi e, nel caso del Comune di Sant’Antioco, di effettuare anche direttamente il pagamento online tramite il sistema.
La soluzione
L’esperienza consolidata nella gestione degli accessi presso le Pubbliche Amministrazioni, unita alle molteplici funzionalità offerte dal nostro software, ha spinto i Comuni di Sant’Antioco e Calasetta a scegliere “C’è Posto” tra le diverse soluzioni di prenotazione online analizzate.
C’è Posto è una soluzione Saas completamente in Cloud e web based, progettata per facilitare anche la prenotazione di spazi e servizi pubblici. Per i Comuni di Calasetta e Sant’Antioco, la piattaforma è stata configurata per gestire le prenotazioni dei campi polivalenti, campi da padel, tennis, bocciofila, palazzetti e altre strutture sportive comunali.
Le caratteristiche del sistema, modulabile e altamente personalizzabile, hanno permesso di soddisfare appieno quelle che erano le loro principali esigenze, come:
- le prenotazioni online. La multicanalità di C’è Posto consente agli utenti (società sportive e privati) di prenotare in autonomia e in diverse modalità: via web, attraverso i siti istituzionali dei Comuni o la piattaforma C’è Posto, nella sezione dedicata a Enti, Comuni e Musei. Oppure tramite le nostre app gratuite, disponibili per i dispositivi iPhone e Android. Inoltre, agli Enti è offerta la possibilità di adottare ulteriori canali di prenotazione, come l’app personalizzata o un sistema IVR - Interactive Voice Response, la cui tecnologia permette di relazionarsi in maniera dinamica con chiunque desideri prenotare un servizio, richiedere informazioni o parlare con un operatore senza tempi di attesa.
Tutti i canali sono progettati per garantire un’esperienza utente semplice, rapida e intuitiva. Gli utenti possono verificare in tempo reale la disponibilità di giorni e orari e prenotare in completa autonomia, ovunque si trovino.
- il pagamento online. Il sistema consente il pagamento del servizio prenotato attraverso piattaforme sicure (PayPal Business e Stripe), adattandosi alle modalità preferite dai Comuni:
- modalità sincrona: nel caso del Comune di Sant’Antioco, il pagamento avviene contestualmente alla prenotazione mediante circuito PayPal Business, eliminando la necessità di transazioni in loco.
- modalità asincrona: per il Comune di Calasetta, il pagamento avviene successivamente alla prenotazione, tramite PagoPA. È possibile effettuarlo direttamente dal sito del Comune, selezionando la voce “impianti sportivi”, oppure cliccando sul link di pagamento inviato dal sistema nell’e-mail di conferma della prenotazione. Durante il pagamento, è necessario inserire nella sezione “causale” il nome del prenotante e la struttura da utilizzare.
In entrambi i casi, l’utente dovrà presentarsi agli impianti sportivi nel giorno e all’orario stabiliti, portando con sé la ricevuta di pagamento. Il sistema, in base all’orario scelto, applicherà automaticamente un supplemento per l’utilizzo dell’illuminazione pubblica durante le fasce serali e notturne, garantendo una gestione semplice e precisa.
- Controllo e gestione dell’attività. I responsabili comunali di settore, accreditati dal sistema con i permessi e le autorizzazioni da amministratore, possono monitorare in qualsiasi momento l’andamento delle prenotazioni per migliorare la pianificazione e l’offerta. Grazie ai moduli marketing e statistiche di C’è Posto, è possibile analizzare i dati delle prenotazioni dei clienti, filtrati per periodo, servizi, fasce orarie, quantità e spesa e inviare loro delle comunicazioni riservate via e-mail e/o SMS.
L’amministratore o il responsabile dell’agenda ha anche la possibilità di generare report puntuali sulle prenotazioni, ottenendo informazioni precise pure sugli incassi giornalieri.
- Configurazione autonoma dei servizi. Attraverso una dashboard semplice e intuitiva, gli amministratori possono gestire in totale autonomia - una volta ricevuto il supporto tecnico iniziale da parte dello staff di C’è Posto - la configurazione delle agende e dei servizi, definire le regole di prenotazione, le disponibilità (giorni e orari), le tariffe e le eventuali comunicazioni da inviare agli utenti.
C’è Posto è una soluzione pensata per agevolare sia il cliente che l’utente finale, il cittadino, garantendo una facilità d’uso tale da non richiedere soprattutto per i primi la consultazione di un manuale e/o di un help desk. L’allestimento iniziale dell’agenda e dei servizi avviene sempre con il supporto tecnico dello staff di C’è Posto, che provvede anche alla formazione del personale comunale.
- Notifiche e promemoria automatici. Gli utenti ricevono e-mail e/o SMS di conferma e promemoria relativi alle prenotazioni effettuate. L’e-mail include in allegato la ricevuta della prenotazione, completa dei dettagli sul pagamento effettuato.
I risultati apportati da C’è Posto
L’adozione della piattaforma “C’è Posto” ha portato numerosi vantaggi alle comunità di Sant’Antioco e Calasetta, migliorando significativamente l’efficienza dei servizi e incrementando la partecipazione degli utenti.
Uno dei benefici principali riguarda la migliore accessibilità: i cittadini possono prenotare le strutture sportive in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, senza più doversi recare fisicamente presso gli uffici comunali o contattarli telefonicamente. Questo ha reso il servizio più comodo e fruibile per tutti.
Anche la facilità di pagamento ha contribuito a semplificare il processo. Grazie all’integrazione del pagamento online, gli utenti possono completare subito la transazione, riducendo i tempi e migliorando ulteriormente l’esperienza complessiva.
Dal punto di vista gestionale, il sistema ha permesso un’ottimizzazione delle risorse, offrendo alle amministrazioni una visione centralizzata e chiara dell’utilizzo degli impianti. Questo ha facilitato una programmazione più efficace e una migliore distribuzione delle competenze, oltre che ad una riduzione del carico di lavoro manuale per gli addetti al servizio.
Inoltre, la digitalizzazione ha comportato una significativa riduzione dei tempi di attesa. Gli utenti possono verificare la disponibilità degli impianti in tempo reale e completare l’intero processo di prenotazione e pagamento in pochi click, eliminando la necessità di telefonate o accedere agli uffici.
Infine, l’adozione di “C'è Posto” ha garantito una maggiore trasparenza. La visualizzazione in tempo reale della disponibilità delle strutture assicura un servizio equo e accessibile per tutti i cittadini, promuovendo una gestione più efficiente e trasparente delle risorse comunali e rafforzando il rapporto di fiducia tra le amministrazioni locali e la comunità.
Conclusioni
L’adozione di “C’è Posto” da parte dei comuni di Calasetta e Sant’Antioco segna un passo importante verso la digitalizzazione dei servizi pubblici. Questo cambiamento ha migliorato non solo l’efficienza amministrativa, ma anche l’accesso alle strutture sportive da parte di associazioni e cittadini, rendendo il processo più semplice e immediato. L’introduzione del pagamento online ha ulteriormente ottimizzato i servizi, offrendo un’esperienza moderna, completa e di alta qualità alle comunità locali.
I risultati ottenuti dimostrano come l’innovazione digitale sia la strada vincente per promuovere la partecipazione, l’accessibilità e una gestione più efficiente e trasparente delle risorse comunali. Un’alleata preziosa per le amministrazioni locali che desiderano offrire servizi moderni alla propria comunità.
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