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C’è Posto al servizio degli ambulatori specialistici.
È il caso dello Studio Medico del Dott. Roberto Mancini
Il Cliente
Il dottor Roberto Mancini è uno specialista in Medicina dello Sport che offre ai suoi pazienti prestazioni medico-sportive finalizzate, a seguito di un’attenta valutazione delle condizioni psico-fisiche del soggetto richiedente, al rilascio dei certificati per idoneità sportiva agonistica o non agonistica.
Le esigenze
Esercitando la professione medica in diverse sedi e impossibilitato durante gli orari di visita a rispondere alle numerose richieste telefoniche, l’esigenza del dottor Mancini era quella di gestire gli appuntamenti dei pazienti richiedenti visita medica mediante una piattaforma di prenotazione online, che con grande elasticità gli permettesse di amministrare in autonomia i giorni di apertura e chiusura degli ambulatori, di definire il calendario e la durata delle prestazioni, le fasce orarie in cui ai pazienti è consentito prenotare e, in ultimo, di gestire le modalità di pagamento online delle sue prestazioni.
A tutte queste esigenze si è aggiunta successivamente anche la necessità di voler inviare, in maniera automatica, avvisi programmati a tutti i pazienti con certificati di idoneità sportiva prossimi alla data di scadenza.
La soluzione
La personalizzazione dei servizi, la flessibilità e la semplicità di utilizzo del software hanno fatto sì che, tra i diversi competitor valutati dal dott. Mancini, C’è Posto risultasse sin da subito la soluzione più adatta alle sue esigenze lavorative.
C’è Posto è una piattaforma di prenotazione online in Cloud e questo offre a chi l’adotta l’enorme vantaggio di non dover provvedere all’installazione e alla manutenzione di nessun software. Il sistema, proprio perché in Cloud, permette a chi detiene le credenziali e le dovute autorizzazioni di accedere comodamente all’agenda attraverso qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone) che abbia una connessione internet e di lavorare così ovunque ci si trovi.
L’adozione di due agende di prenotazione “C’è Posto” ha permesso al dott. Mancini di gestire in modo organizzato le proprie prestazioni mediche e di erogarle in giorni e orari distinti per le sedi di Imola e Forlimpopoli, evitando così assembramenti e soprattutto lunghe e snervanti attese ai pazienti.
La digitalizzazione delle prenotazioni, se da un lato ha permesso al dott. Mancini di ottimizzare ed efficientare la gestione degli studi medici, dall’altro ha agevolato notevolmente l’accesso delle sue prestazioni ai pazienti offrendo loro la possibilità di pianificare in autonomia un appuntamento e di prenotare comodamente, quando, dove e come vogliono: attraverso il sito istituzione dello studio medico (al link https://www.studiomedicodottormancini.it/), tramite l’app di C’è Posto, disponibile per dispositivi iOS e Android (su https://www.ceposto.it/scarica-app/) o dal portale online di "C'è Posto" (https://www.ceposto.it/), senza doversi interfacciare necessariamente con la sua segreteria.
Il servizio, intuitivo e immediato, accessibile sempre (h 24 e 7 giorni su 7) sia da web che da app, permette quindi ai suoi pazienti di scegliere in qualsiasi momento la prestazione desiderata, la data e l’orario più comodo tra quelli disponibili in agenda. La sezione dedicata alle “Informazioni” consente invece a chi si sta prenotando di leggere tutta una serie di raccomandazioni necessarie e propedeutiche alla visita medica e al conseguente rilascio del certificato di idoneità fisica. In questa sezione, i pazienti possono altresì scaricare una serie di documenti messi a loro disposizione, per essere così comodamente compilati a casa e consegnati il giorno della visita.
Una volta conclusa la prenotazione con l’inserimento di tutti i dati richiesti nel form, i pazienti ricevono immediatamente una comunicazione di “conferma prenotazione” (per e-mail e/o SMS) e successivamente, con l’approssimarsi del giorno dell’appuntamento, anche avvisi di “promemoria” (sempre e-mail e/o SMS) in cui sarà ricordato loro il giorno, l’orario e la sede della prestazione prenotata. Questa tipologia di comunicazione proposta da C’è Posto aiuta il professionista a ridurre notevolmente l’eventualità che un paziente non si presenti ad un appuntamento.
Grazie a C’è Posto, ai pazienti è offerta anche la possibilità, qualora per la prestazione selezionata non vi siano disponibilità, di potersi inserire in lista di attesa e di ricevere in caso di disdetta o annullamento di un appuntamento, un’e-mail e/o un SMS di comunicazione che consentirà loro di potersi prenotare autonomamente.
Qualora il dott. Mancini decidesse di non inviare alcun avviso agli utenti in merito ad eventuali nuove disponibilità, C’è Posto offre al medico stesso la possibilità di trasformare in appuntamenti tutte le richieste presenti in lista di attesa, e di darne comunicazione ai pazienti mediante l’invio di una e-mail o di un SMS. Infatti, il sistema consente allo specialista di visualizzare dalla dashboard o direttamente dalla sua agenda non solo l’elenco delle richieste giunte online o inserite da segreteria ma anche una serie di informazioni, quali: lo stato della richiesta, la data in cui è pervenuta online o è stata inserita da segreteria, il servizio richiesto dal paziente, il nome e cognome di quest’ultimo, il periodo dal quale il paziente desidera ricevere un appuntamento e il suo numero di cellulare.
L’uso della funzionalità Scheduler di C’è Posto permette invece al dott. Mancini di pianificare l’invio massivo di avvisi a tutti quei pazienti che hanno una prenotazione in agenda e il cui certificato medico è prossimo alla scadenza.
La funzionalità, facilmente configurabile e molto intuitiva nel suo utilizzo, se da un lato consente di pianificare la tipologia di promemoria da inviare agli utenti, dall’altro permette anche di:
- decidere a chi devono essere inviati gli avvisi
- scegliere le modalità di invio di avvisi, tra e-mail o SMS
- inserire il servizio di riferimento tra quelli configurati in agenda
- inserire l’orario di partenza degli avvisi
- decidere il numero di avvisi (fino ad un massimo di 5) da inviare
- definire quanti giorni prima o dopo rispetto alla data della prenotazione presente in agenda, il sistema dovrà generare gli avvisi
- definire l’arco temporale delle prenotazioni presenti in agenda che il sistema dovrà prendere in considerazione
- importare una lista delle prenotazioni, in formato CSV
Questa specifica funzionalità permette a chi la utilizza di strutturare e scadenzare temporalmente il lavoro da svolgere e di comunicare con i pazienti prima, durante e dopo la conclusione di una prestazione. E i pazienti, a loro volta, non dovranno più preoccuparsi di programmare le visite mediche a distanza di un anno dall’altro per il rinnovo dei certificati medici.
I vantaggi apportati da C’è Posto allo studio medico
L’adozione di C’è Posto con le sue molteplici funzionalità, ha permesso al dott. Mancini, non solo di pianificare l’attività lavorativa per massimizzare l’efficienza dei propri servizi (a fronte di una riduzione dei tempi e dei costi) ma anche di soddisfare le esigenze dei suoi pazienti che possono, grazie al nostro software di prenotazione, interagire in totale autonomia con le agende degli studi medici di riferimento e di prenotare una qualsiasi prestazione messa a loro disposizione, alleggerendo notevolmente il carico di chiamate, messaggi ed e-mail pervenuti allo specialista.
C’è Posto ha infatti il grande vantaggio di ottimizzare sia il tempo del professionista e dei suoi collaboratori liberandoli dai numerosi compiti di segreteria sia l’intero ciclo di gestione del paziente: dalla prenotazione online di un appuntamento fino al pagamento delle prestazioni, rivoluzionando il classico rapporto medico-paziente grazie agli strumenti comunicativi integrati, agili e immediati.
Cosa dice su di noi il Dottor Mancini
“Buongiorno desideravo informarvi che sono molto contento del vostro sistema di prenotazione online. Molte persone prenotano in autonomia, complimentandosi della scelta del software. Telefonate, mail e messaggi sono enormemente diminuiti. Ottimo!
Aggiungo anche un elogio all'assistenza, che è ottima: fra il cliente e gli sviluppatori c’è un dialogo aperto alle personalizzazioni della piattaforma e a suoi miglioramenti, cosa non scontata in questo genere di servizio (e parlo per esperienza personale)”.
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Dott. Roberto Mancini, Medico dello Sport
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