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9 Maggio 2024
C’è Posto Info
27 Novembre 2024
Case History:
Biblioteca Civica di Vimercate
Il cliente
Inaugurata nella primavera del 1993, la Biblioteca Civica di Vimercate, con un patrimonio di oltre 100.000 beni materiali, si erge nel cuore della città all’interno di un moderno edificio a tre piani.
Il piano terra, caratterizzato da un ampio open-space, accoglie i visitatori con il banco prestiti, il punto informazioni e una vasta ala studio. In questa area si trovano le principali raccolte della biblioteca, suddivise per aree tematiche: la sezione dedicata alla narrativa, alle guide turistiche, ai libri in lingua originale; gli scaffali per l’hobby e fai da te, l’informatica, il cinema, la televisione e la musica. Vi è anche uno spazio dedicato ai film in DVD e ai CD musicali, oltre a sezioni riservate alle novità editoriali, giornali e riviste. Nell’open space al piano terra trovano spazio anche la “Gaming Zone”, un’area inclusiva dove adulti e giovani possono socializzare e giocare insieme, e il “Play Pod”, una stanza semi-insonorizzata attrezzata con PlayStation4 e un monitor 55”, per videogiocare in coppia e vedere film in blu-ray.
In un’ala separata del piano terra si trova la sezione ragazzi, con spazi per lo studio 0-14 anni e un castello adibito a spazio lettura per l’infanzia con gli adulti.
Al primo piano è situata la zona studio, con due box prenotabili. In questa area sono presenti anche la sezione di storia locale e la “Galleria della Biblioteca”, uno spazio espositivo per mostre fotografiche a tema e temporanee.
Infine, il piano interrato ospita l’Auditorium “Falcone e Borsellino”, una sala studio, alcune aule destinate a corsi di formazione, un’aula informatica e un’area ristoro automatizzata.
All’esterno, la Biblioteca Civica di Vimercate è circondata da un ampio giardino, che durante la bella stagione diventa teatro di concerti e altri eventi organizzati dalla biblioteca stessa.
Le esigenze
Oltre a garantire i servizi del Sistema Bibliotecario CUBI, di cui fa parte, la Biblioteca Civica di Vimercate offre anche una vasta gamma di servizi di utilità sociale, tra cui:
- pubblica lettura mediante il coinvolgimento di un’utenza variegata, dai bambini in età prescolare accompagnati dai genitori agli adulti e agli anziani. Per loro sono disponibili servizi con tecnologia RFID: postazioni self-service per prestito e restituzione e uno smart locker per il ritiro dei materiali prenotati anche a biblioteca chiusa.
- accesso alle sale studio oltre l’orario di apertura della biblioteca, grazie alla collaborazione con una associazione studentesca.
- accesso libero e gratuito al WI-FI tramite propri dispositivi portatili (PC, tablet, smartphone) e postazioni fisse.
- corsi di formazione e attività per il tempo libero, e molto altro.
La volontà dei bibliotecari di rispondere ai bisogni di base dei cittadini, con un’offerta inclusiva e non elitaria, sia nella scelta dei materiali che nelle attività di promozione e comunicazione, ha determinato nel tempo - stimolati anche dall’uso delle nuove tecnologie e dalla struttura accogliente, confortevole e priva di barriere architettoniche - un incremento della domanda di informazioni e servizi.
In questo contesto, la necessità principale dei bibliotecari era quella di ottimizzare la gestione e migliorare la qualità dei servizi offerti, regolando l’accesso non solo alle postazioni studio, ma anche agli eventi, in base alla disponibilità effettiva dei posti a sedere e della capienza degli spazi.
Per soddisfare il più possibile le richieste dei cittadini, in termini di posti disponibili per lo studio, il lavoro e gli eventi si è scelto di fare eseguire agli utenti prenotati un check-in, ovvero una convalida delle prenotazioni all’ingresso delle sale e dei box studio, in modo da permettere al personale di verificare l’effettiva occupazione dei posti prenotati e di rimettere subito a disposizione di altri fruitori quelli non utilizzati, rendendoli disponibili online.
Un’altra esigenza importante era offrire agli utenti la possibilità di disporre e accedere a un sistema di prenotazione multicanale, semplice e intuitivo, attraverso il quale poter prenotare autonomamente i servizi desiderati (eventi, iniziative e posti studio), garantendo al contempo assistenza a chi avesse bisogno di supporto tramite il personale dedicato.
Infine, tra i requisiti fondamentali richiesti dai responsabili della biblioteca vi era quello di poter gestire in autonomia la configurazione dei servizi, le regole di prenotazione e le comunicazioni con gli utenti, una volta ricevuto il supporto tecnico iniziale da parte dello staff di C’è Posto.
La sfida consisteva quindi nel trovare una soluzione che, tramite una dashboard unica, permettesse loro di gestire prenotazioni, verificare presenze, comunicare con gli utenti e modificare facilmente le impostazioni dei servizi, con massima semplicità e intuitività.
La soluzione
L’adozione Tra i software valutati dal personale della biblioteca, la scelta per la gestione degli accessi ai servizi è ricaduta sin da subito su C’è Posto, una piattaforma SaaS completamente cloud-based, modulabile e altamente personalizzabile.
Il sistema, semplice e rapido da utilizzare, offre agli utenti la possibilità di prenotare sia tramite l’app, disponibile gratuitamente per i dispositivi iPhone e Android, sia via web attraverso il sito istituzionale della biblioteca o la piattaforma C’è Posto all’indirizzo cpst.it/vimercate. Grazie a questi canali digitali, gli utenti possono accedere alle risorse della biblioteca da qualsiasi luogo e gestire autonomamente le prenotazioni. Inoltre, possono consultare tutte le informazioni relative ai servizi offerti, rimanendo costantemente aggiornati sugli orari di apertura, eventuali chiusure e modalità di accesso alla biblioteca o di partecipazione agli eventi.
Attraverso il front-end di C’è Posto, progettato con un’interfaccia grafica che facilita l’user experience, gli utenti possono verificare in tempo reale e in qualsiasi momento la disponibilità e prenotare con pochi clic la propria postazione in un box, in una sala studio, oppure la propria partecipazione a eventi musicali, letture e laboratori per bambini, aperitivi letterari, conferenze artistiche, di viaggio o scientifiche e a tante altre iniziative.
Per gli eventi, l’applicazione consente di selezionare la data in cui sono in rassegna e, nel caso in cui l’utente non sia registrato alla piattaforma C’è Posto, di compilare un form con i propri dati, specificando anche il numero di accompagnatori. Per la prenotazione di posti in box o sale studio, l’utente può scegliere il giorno e l’orario desiderati, con la possibilità di selezionare anche il posto a sedere.
A prenotazione avvenuta, l’utente riceve una e-mail di conferma contenente tutti i dettagli della prenotazione e con in allegato una ricevuta in formato pdf. Un promemoria, inviato automaticamente dal sistema per e-mail e/o SMS, giorni o ore prima dell’evento o dell’accesso in sala studio, aiuterà l’utente a non dimenticare la prenotazione. La mail di conferma prenotazione e quella di promemoria contengono al loro interno sia un codice univoco sia un QRcode attraverso i quali i bibliotecari, con l’ausilio dell’applicazione C’è Posto Smart Check-in, possono effettuare il check-in utile a validare la presenza degli utenti prenotati in biblioteca o ad un evento organizzato.
C’è Posto offre inoltre la possibilità di disdire la prenotazione in autonomia, cliccando sull’apposito link presente nella mail di conferma, entro i termini stabiliti dai bibliotecari. In questo modo, il posto precedentemente riservato sarà reso disponibile per altri utenti.
Le prenotazioni ricevute, così come le disdette, saranno visibili in agenda agli addetti della biblioteca, i quali potranno anche:
- Inserire e gestire le prenotazioni da segreteria, inclusa la possibilità di annullare, spostare o concatenare tra loro due o più prenotazioni.
- Visualizzare il calendario delle prenotazioni con tutti i dettagli, come i dati del prenotante e le informazioni fornite durante la prenotazione.
- Comunicare con gli utenti prenotati tramite e-mail o SMS
- Attivare e gestire eventuali liste di attesa, soprattutto in occasione di eventi.
- Allegare - al servizio erogato online - documenti di qualsiasi formato, come autorizzazioni o autocertificazioni, nel caso di minori che partecipano alle attività in biblioteca.
- Generare report sul flusso di presenze.
- Definire e personalizzare di volta in volta i servizi disponibili da remoto, con una denominazione appropriata.
- Stabilire le regole di prenotazione: la durata del servizio, i giorni e gli orari in cui è disponibile, il numero massimo di partecipanti giornalieri, le chiusure e le festività.
- Assegnare il personale bibliotecario ai vari servizi offerti, come prestiti, ricerca o informazioni.
- Gestire mediante apposita app sia un check-in assistito dal personale della biblioteca sia il self check-in, utilizzando tablet dedicati o dispositivi personali.
I vantaggi apportati da C’è Posto alla
biblioteca di Vimercate
La Biblioteca di Vimercate è il cuore pulsante della vita culturale cittadina, un punto di riferimento soprattutto per i giovani che la frequentano non solo per studiare, ma anche per incontrarsi, riconoscendola come un luogo di aggregazione al di fuori delle mura scolastiche e domestiche.
L’adozione di un sistema di prenotazione semplice e funzionale per l’ingresso in biblioteca rappresenta un ulteriore passo verso il miglioramento dei servizi al pubblico, al fine di incentivare la frequentazione e il ritorno degli utenti, nonché la partecipazione collettiva agli eventi.
L’utilizzo della piattaforma C’è Posto ha reso la prenotazione online un elemento chiave per ottimizzare l’utilizzo delle risorse bibliotecarie, migliorare l’esperienza degli utenti e aumentare l’efficienza operativa della biblioteca. Questo sistema permette quotidianamente ai responsabili di rispondere con grande flessibilità alle diverse esigenze dei fruitori, consentendo loro di sfruttare al meglio i servizi offerti dalla biblioteca, che continua ancora oggi a essere percepita come centro vitale di cultura e diffusione della conoscenza. Una struttura importante in cui persone, idee e informazioni si mettono in relazione.
Cosa dice su di noi la Biblioteca di Vimercate
“Siamo estremamente soddisfatti del servizio C’è Posto in quanto la gestione delle prenotazioni semiautomatica dei posti studio e dei posti per gli eventi culturali ci ha permesso:
di impiegare in maniera più efficiente il personale, senza alcuna perdita di tempo nella gestione dei flussi;
di evitare code e attese per la verifica della disponibilità dei posti, ma anche di evitare inutili rinvii e lamentele di utenti, che ormai sanno di dover accedere alla piattaforma per verificare le disponibilità;
di estrarre dati statistici di fruizione di vari servizi (presenza di studenti, numerosità del pubblico partecipante agli eventi), non monitorati da altri nostri gestionali, in maniera scientifica e non basata sulla sola percezione.
Lato studenti: C’è Posto ha evitato che gli studenti si accalcassero all’apertura per accaparrarsi il posto, consentendo agli stessi di fruire dei servizi della biblioteca in maniera più regolare, ordinata e distribuita durante tutta la giornata.
Lato pubblico: realizzando ormai da decenni eventi sempre più seguiti, C’è Posto ha abituato il pubblico a prenotarsi il posto e nei numerosi casi di sold-out ha evitato che i visitatori arrivassero rischiando di dover tornare a casa o di restare in piedi per tutto l’evento.
La piattaforma è molto intuitiva sia da web che da app, il che ha facilitato l’utilizzo anche da chi ha poca dimestichezza con i mezzi digitali.
Il check-in, tramite scansione del QRcode con apposita app, ha reso facile anche il lavoro dei bibliotecari che controllano l’accesso.
Anche la costruzione di link per ogni servizio (sala studio o evento) personalizzabili, a cui poi noi abbiamo associato dei QRcode che puntano ai link dei diversi servizi, hanno reso friendly l’uso della piattaforma C’è Posto, per fare in modo che l’utente prenoti direttamente il servizio cercato e promosso sui vari canali (tramite comunicazioni web, social, e-mail e cartacee).”
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Dott.ssa Maria Giulia Villa
funzionario responsabile del settore biblioteca
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