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App per prenotazioni online e ottimizzazione dei tempi di lavoro in uno studio medico
Il tempo, si sa, è limitato e le attività da svolgere, soprattutto nel caso di uno studio medico, sono tante. Ogni professionista del settore impiega una significativa quantità di ore che non riesce a vedere, le cosiddette ore invisibili, in cui è impegnato in tutta una serie di attività non strettamente collegate alla cura del paziente. Si tratta di tempo prezioso, che può essere recuperato attraverso il ricorso a strumenti come un’app per prenotazioni online.
Gli esempi delle attività e delle situazioni che comportano una distrazione della quantità di tempo dal lavoro medico in senso stretto sono numerosi, come ad esempio:
- l’eventualità che un paziente non si presenti ad un appuntamento (no-show);
- la necessità di cercare pazienti per sostituire chi ha cancellato una visita;
- l’invio manuale di messaggi di promemoria;
- l’esigenza di fornire informazioni ai pazienti sulle date disponibili;
- l’organizzazione telefonica delle visite;
- la raccolta dei dati dei pazienti in sistemi diversi per poi inserirli nello stesso file.
Vediamo più da vicino alcuni di questi elementi di criticità nella gestione del tempo in un’attività medica.
Perdita di tempo a causa di pazienti che non si presentano alle visite
L’eventualità che un paziente non si presenti ad un appuntamento costringe il professionista a rimanere in attesa, perdendo tempo (e denaro). Oppure lo costringe alla frenetica ricerca di un paziente che possa riempire quello spazio rimasto scoperto. Secondo una ricerca il numero di no-show mensile in uno studio medico, a seconda della specializzazione, varia tra il 12% e il 40%. Questo rappresenta un serio problema per ogni professionista del settore.
Facendo un rapido calcolo sulle otto ore lavorative, è possibile stabilire che, in questo modo, vengono perse da una a tre ore al giorno. Considerando il dato moltiplicato per i giorni lavorativi della settimana, diventa evidente lo spreco di tempo e risorse.
Andando, poi, a vedere da vicino le motivazioni che spingono i pazienti a non presentarsi agli appuntamenti, si scopre che una delle cause più comuni sia il fatto che i pazienti dimenticano l’appuntamento. Solutionreach ha stimato che questa eventualità si verifica nel 36% dei casi di mancato appuntamento.
Una difficoltà rilevante che, tuttavia, può essere facilmente superata attraverso l’adozione di una app per prenotazioni online, che sia in grado di inviare con buon anticipo dei promemoria ai pazienti. Questo servizio può abbattere significativamente il numero dei no-show.
Grazie all’invio dei promemoria, inoltre, il paziente può eventualmente anche cambiare la data della visita semplicemente rispondendo al messaggio. Un imprevisto è sempre possibile, per cui è utile rendere la comunicazione più agile e immediata possibile. In questi casi, si può chiedere ai pazienti la conferma della visita in anticipo e, in caso contrario, mantenere una lista di attesa pronta, in modo da offrire ad altri la possibilità di una visita anticipata.
Un altro accorgimento per ridurre l’eventualità dei no-show consiste nel far pagare in anticipo la prestazione. Se il paziente ha già pagato, sarà più motivato a presentarsi all’appuntamento. Il pagamento anticipato, inoltre, permette un ulteriore risparmio di tempo, eliminando le procedure ad esso legate durante la visita.
Le ore invisibili nella comunicazione
Mediamente i dottori spendono circa un’ora al giorno nella gestione delle telefonate con i pazienti. La grande maggioranza delle telefonate riguardano la presa di un appuntamento, la richiesta di annullamento o rinvio di una visita. Addirittura, un paziente su quattro, invece, chiama per ricevere informazioni sull’indirizzo dello studio. Come si comprende facilmente, si tratta di domande che non richiedono una risposta del medico e neanche dei suoi collaboratori di studio e che possono essere soddisfatte in maniera più funzionale ed efficace dall’adozione di un’app per appuntamenti online.
Altro recupero di tempo prezioso può avvenire automatizzando attività come: inviare i promemoria di una visita o chiedere conferma della stessa, oppure chiedere al paziente dettagli importanti prima della visita. Vi è ancora una percentuale significativamente maggioritaria di dottori che gestisce in autonomia la comunicazione con i pazienti.
Calcolando una media di venti pazienti al giorno, per cinque giorni lavorativi a settimana, si può stabilire una media di dieci ore settimanali perse per queste attività non direttamente collegate alla cura del paziente. Se si hanno dei collaboratori di studio, si possono delegare a loro queste mansioni, tuttavia, si tratta di attività che possono essere svolte meglio e con maggiore incisività, facendo risparmiare al professionista e ai suoi collaboratori alcune ore invisibili, che possono essere utilizzate per offrire una migliore esperienza ai pazienti.
Ma in che modo una app per prenotazioni online può risolvere il problema delle ore invisibili nella comunicazione con i pazienti?
Tra le funzionalità che risultano particolarmente efficaci, ci sono: le prenotazioni online, le prenotazioni e chiamate in entrata.
Le prenotazioni online
Nell’era digitale, la società è ormai orientata alle attività incentrate sul “qui e ora”. Secondo un report di Kyruus, circa il 43% dei pazienti preferisce prenotare online i propri appuntamenti. Nella stessa ricerca si evidenzia che oltre il 60% dei pazienti preferisce avere a disposizione delle opzioni per prenotare digitalmente, via browser, email o SMS. Il 30% ha dichiarato, inoltre, che la possibilità di prenotazione online della visita è ciò che più si aspettano dal proprio dottore, seconda solo, come ovvio, a un livello di cura di qualità.
Senza contare, che la maggior parte dei pazienti si aspetta di poter contattare facilmente il medico anche dopo l’appuntamento. E anche qui, effettuare in autonomia tutta una serie di attività, come invio di fatture, dell’invito per un prossimo check-up ecc. richiede una significativa perdita di tempo. Ore invisibili che possono essere recuperate con la possibilità offerta da una app di prenotazione online, che sia in grado di inviare promemoria, fattura e qualsiasi altra informazione importante al paziente in maniera automatizzata e immediata.
Prenotazioni e chiamate in entrata
Sappiamo che molto spesso i pazienti scelgono di rivolgersi ad un altro specialista, quando non ricevono risposta dopo il primo tentativo di chiamata. Anche la necessità di gestire le chiamate in entrare genera uno spreco di tempo, che può essere ottimizzato scegliendo una app per prenotazioni online provvista di sistema IVR Risposta Vocale Interattiva, capace di fornire le scelte e relative informazioni ai pazienti, minimizzando l'esigenza di operatori telefonici umani.
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