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Come valutare l'efficacia di un gestionale appuntamenti in ambito sanitario
Utilizzare un software gestionale appuntamenti per uno studio medico può rivelarsi la decisione giusta per rendere le attività più efficaci ed efficienti. La finalità principale di questo strumento è aiutare il medico, lo specialista e il suo staff a risparmiare tempo, ridurre il margine di errore e incrementare il numero di pazienti che potenzialmente possono rivolgersi allo studio e, di conseguenza, aumentare il fatturato.
Per capire se in effetti la soluzione adottata è in grado di ottimizzare i processi e l’attività di studio è necessario ovviamente attendere una prima fase di rodaggio, poiché, come capita per qualsiasi altro strumento, anche nel caso del gestionale appuntamenti, bisogna prevedere un certo lasso di tempo per approfondirne caratteristiche e peculiarità.
Dopo questa prima fase di avvio, si potrà svolgere una valutazione sull’efficacia dello strumento, a partire dal parametro economico, anche se, occorre sottolineare, nel caso specifico, il fatturato non è un parametro esaustivo.
Un gestionale appuntamenti, soprattutto in ambito medico, deve essere in grado, non solo di dare un impulso alle entrate, ma deve:
minimizzare i tempi di attesa e i no-show;
rendere automatiche alcune mansioni;
evitare i colli di bottiglia organizzativi;
migliorare la comunicazione interna ed esterna;
garantire un servizio più moderno ed efficiente agli assistiti.
Solo a partire da questi elementi basilari si potrà comprendere se il programma è quello giusto e si stanno mettendo a frutto tutte le potenzialità che esso offre.
Una volta chiarito questo aspetto, vediamo, in concreto, a quali esigenze deve rispondere questo strumento, prendendo in considerazione alcuni elementi essenziali di valutazione, che vanno analizzati rispetto alla propria attività.
Definizione degli obiettivi
Ogni giudizio di valore non può che fondarsi su obiettivi chiari e condivisi. Si tratta di un punto di partenza imprescindibile. Nello specifico, dall’adozione di un software gestionale per la propria attività quali obiettivi concreti si vuole raggiungere?
Sei propri obiettivi sono definiti con chiarezza fin dall’inizio, si può capire, grazie ai dati forniti dal programma, se sono stati raggiunti o meno. Se, invece, ci si rende conto che non si sono identificati gli obiettivi in maniera precisa oppure sono stati fissati dei traguardi troppo ambiziosi per le risorse a disposizione, si può cogliere l’occasione per ridefinirli. L’indicazione che si può dare, a questo proposito, è di fissare sempre obiettivi semplici, rilevanti, raggiungibili, misurabili e definiti nel tempo.
Ad esempio, un obiettivo potrebbe essere raggiungere, in un anno di tempo, una riduzione del 40% del numero di pazienti che non si presentano alle visite (i cosiddetti no-show), grazie all’invio di sms di promemoria tramite il gestionale appuntamenti. La definizione di un obiettivo in questi temini consente di stabilire in maniere semplice e immediata l’efficienza dello strumento e, di conseguenza, misurarne anche l’impatto economico.
Risparmio di tempo per svolgere alcune attività
Come suggerisce un vecchio adagio, il tempo è denaro e lo confermano anche numerosi professionisti, che indicano nell’ottimizzazione del tempo uno degli elementi basilari per una gestione proficua di qualsiasi attività.
Un gestionale appuntamenti consente di rendere automatiche alcune mansioni quotidiane della propria attività, come la prenotazione online o l’aggiornamento dell’agenda. Risparmiare tempo da dedicare a queste attività, significa poterlo impiegare per dedicarlo ai pazienti o ad altre mansioni non demandabili.
Per comprendere se il programma scelto sta svolgendo il suo lavoro, il consiglio è di misurare il tempo che si impiega per completare i task attraverso la piattaforma e confrontarlo con quello impiegato senza. Si produce un risparmio effettivo di tempo? Questo risparmio di tempo, produce una maggiore efficienza?
Variazione del numero di pazienti e/o di visite
L’impatto del software gestionale sulla propria attività può essere verificato anche attraverso un’altra metrica ovvero il numero di pazienti e/o di visite. Solitamente gli strumenti digitali consentono di raccogliere dati molto precisi: non resta che confrontarli quelli riferiti allo stesso periodo dell’anno precedente all’adozione del software e osservare trend e cambiamenti.
Un gestionale appuntamenti, infatti, dovrebbe aiutare a farsi notare anche da pazienti che non sono già propri assistiti. Per esempio, la possibilità di fissare le visite online viene incontro a una crescente preferenza delle persone per questa modalità di prenotazione. In virtù di questo, se il software è adatto alle proprie esigenze, dovrebbe generare un aumento del numero di pazienti e delle proprie entrate.
Aumento del margine di profitto e riduzione dei costi
Come detto in apertura, l’osservazione dei dati economici dello studio è un altro fattore di valutazione, che può aiutare a capire l’efficacia del software gestionale. Nello specifico, dovrebbe favorire un aumento del margine di profitto. Allo stesso tempo, è molto utile individuare anche gli eventuali risparmi, vale a dire stabilire se l’introduzione dello strumento ha permesso di ridurre alcune voci di spesa e quali.
Il riscontro dei pazienti
Infine, sarebbe opportuno affiancare alle misurazioni quantitative anche alcuni elementi qualitativi. Detto in altri termini, i destinatari dei servizi di un professionista della sanità sono i pazienti, i quali, oltre a essere degli assistiti, rappresentano i principali e più efficaci potenziali promotori dell’attività. Un paziente soddisfatto avrà modo di parlare della propria esperienza con parenti, amici e conoscenti che, a loro volta, saranno più portati a fidarsi e a rivolgersi presso lo studio di cui hanno sentito parlare bene.
Per capire, dunque, se un gestionale appuntamenti sta funzionando, è opportuno somministrare ai propri pazienti un questionario di gradimento. Le loro risposte e opinioni sui servizi e come sono cambiati grazie alla tecnologia, forniranno una preziosa indicazione per capire se i cambiamenti sono effettivamente apprezzati e valutarne l’attrattività. In questo modo, è possibile raccogliere feedback indispensabili sulla reputazione dell’attività. Un elemento decisivo per farla crescere.
Concludendo, si può ben dire che l’innovazione tecnologica rappresenta un formidabile strumento di crescita e sviluppo anche per gli studi medici. Le opportunità sono molte e il software gestionale appuntamenti di C’è posto offre tante funzionalità, che ne hanno permesso un’ampia diffusione proprio in ambito socio-sanitario. Per conoscere meglio tutte le soluzioni di C’è posto per professionisti della salute, visitate questa pagina e scoprirete ulteriori soluzioni per ottimizzare la gestione di uno studio medico.
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